Coulance voor afgewezen declaraties

Het declareren in de zorg is niet altijd gemakkelijk. Er zijn veel regels, (Vektis)standaarden en codes die gebruikt moeten worden. Contracten worden niet altijd juist ingericht of geïnterpreteerd. Soms is er geen tijd om eerst de randvoorwaarden te regelen en moet er direct zorg verleend worden. En dan hebben we het nog niet eens gehad over overmacht.

Kortom: er zijn genoeg redenen waarom er niet altijd op tijd gedeclareerd kan worden. Declaraties worden dan door de zorgverzekeraar via VECOZO afgewezen met de retourcode 0586 ‘Declaratie is te laat ingediend’.

Wat is op tijd?
Dat verschilt per zorgverzekeraar en zorgsoort. In de polisvoorwaarden en in de contracten met zorgaanbieders staan de termijnen. De termijn heeft altijd betrekking op de begindatum van de te declareren behandeling.
Niet alle verzekeraars hanteren de termijnen even streng. Ons advies is daarom om altijd de declaraties in te dienen ook al zijn deze te laat. U heeft de zorg verleend dus wilt u dat graag vergoed hebben.

Afgewezen prestaties?
Worden de prestaties toch afgewezen omdat ze te laat zijn ingediend? U kunt dan proberen om deze alsnog vergoed te krijgen door coulance aan te vragen.

Wat is coulance?
Met coulance vraag je een verzekeraar niet te streng te zijn en een uitzondering te maken.
Als dit niet te vaak gevraagd wordt en er een goede reden is voor het te laat indienen, dan willen de zorgverzekeraars hier vaak aan meewerken. Ze betalen de afgewezen prestaties dan alsnog uit of zetten de termijncontrole even uit zodat u opnieuw kunt declareren.

Hoe coulance aanvragen?
Dat verschilt per verzekeraar. In ieder geval wil de verzekeraar weten waarom er te laat is ingediend. Verder is van belang of dit iets eenmaligs is of dat het meerdere declaraties betreft. En uiteraard het totaalbedrag waarvoor coulance wordt aangevraagd.

In onderstaand overzicht ziet u hoe coulance per verzekeraar aangevraagd kan worden.