Digitale zorgpaden helpen zorgverleners om patiënten beter te begeleiden tijdens hun behandeling of leefstijltraject. Het platform van Vivica maakt deze zorgpaden digitaal toegankelijk voor zowel zorgverleners als patiënten. Voor de verwerking van declaraties werkt Vivica samen met Promeetec. Operationeel verantwoordelijke Djoni Wichman en algemeen directeur Rob Mentink (Vivica) vertellen over die samenwerking.

Digitale zorgpaden (GLI) voor betere zorg
Vivica ontwikkelt software waarmee zorgverleners complete zorgtrajecten digitaal begeleiden. “Wij faciliteren digitale zorgpaden,” vertelt Rob. “Een goed voorbeeld is de Gecombineerde Leefstijlinterventie (GLI). Daarbij begeleiden zorgverleners patiënten bij leefstijlverandering, zoals gezonder eten, meer bewegen of stoppen met roken.” Binnen zo’n traject kunnen verschillende zorgverleners samenwerken. “Soms begeleidt één leefstijlcoach een patiënt, maar vaak zijn meerdere disciplines betrokken, zoals een fysiotherapeut of diëtist. Ons platform maakt het mogelijk dat al die zorgverleners binnen hetzelfde traject samenwerken.”

Ook in de medische context wordt het platform ingezet, bijvoorbeeld rondom operaties. Djoni: “Via onze software kunnen zorgverleners hun zorgpaden digitaal aanbieden. De patiënt krijgt via een app informatie, vragenlijsten of meetmomenten. Tegelijkertijd houden zorgverleners in het platform het dossier bij en kunnen ze direct met patiënten communiceren.”

Declaraties uitbesteden als strategische keuze
Naast de zorginhoud speelt ook de administratieve afhandeling een belangrijke rol. Voor de declaraties werkt Vivica samen met Promeetec. De samenwerking ontstond niet zomaar. “We hebben nog een tweede organisatie: OSAsense,” vertelt hij. “Daarmee leveren we slaapapneu-diagnostiek aan huisartsenpraktijken. Sinds 2018 lopen de declaraties daarvan al via Promeetec.”

Toen Vivica verder groeide en ook declaraties rondom GLI-trajecten moest ondersteunen, lag het voor de hand om opnieuw met Promeetec te kijken naar de samenwerking. Rob: “Voor ons was het een klassieke make-or-buy beslissing. Je kunt proberen zo’n declaratieproces zelf op te zetten, maar Promeetec heeft die infrastructuur en expertise al. Dan is samenwerken simpelweg de meest logische keuze.” Binnen het proces zorgt Vivica ervoor dat alle declaratiegegevens correct worden samengesteld. Promeetec verwerkt vervolgens de declaraties richting zorgverzekeraars.

Complexe regelgeving vraagt om specialistische kennis
Declaraties in de zorg zijn zelden eenvoudig. Zeker bij programma’s zoals de GLI gelden specifieke voorwaarden voordat een declaratie mag worden ingediend. “Daar zitten best veel eisen aan,” legt Djoni uit. “Je moet aan allerlei voorwaarden voldoen voordat je überhaupt kunt declareren. Daarnaast veranderen declaratiestandaarden ook.” In 2025 ging bijvoorbeeld een nieuwe declaratiestandaard in. “Dat zijn dingen die je samen moet uitzoeken. Soms lopen wij ergens tegenaan, soms heeft Promeetec al ervaring met een soortgelijke uitdaging. Door samen te schakelen kom je er altijd uit.”

Korte lijnen maken het verschil
Wat volgens Vivica echt het verschil maakt, is de manier waarop wordt samengewerkt. Rob:
“De communicatie is direct en persoonlijk. Als er iets speelt, kun je snel schakelen. Dat maakt het werken met elkaar prettig.” Rob: “Als er ergens iets blijft hangen of we een vraag hebben, kunnen we direct contact opnemen. Dan wordt er meteen meegedacht over een oplossing. Het gaat nooit om wie er iets fout heeft gedaan. Het gaat erom dat je samen kijkt: wat zien we gebeuren en hoe lossen we het op?”

Samen blijven ontwikkelen
Hoewel de samenwerking goed verloopt, ziet Vivica ook mogelijkheden om het proces verder te verbeteren. Rob: “Op dit moment krijgen we periodiek een terugkoppeling vanuit Promeetec over de status van declaraties. Idealiter zouden we die informatie nog directer en realtime willen kunnen ophalen.” Meer automatisering en een tweerichtingskoppeling tussen systemen zou volgens Vivica een volgende stap zijn. Rob: “Daar wordt ook naar gekeken. Dat soort ontwikkelingen maken het proces uiteindelijk nog efficiënter.”

Vertrouwen door ervaring
Dat Vivica opnieuw met Promeetec samenwerkt, is volgens Mentink geen toeval. “Met OSAsense werken we al jaren prettig samen met Promeetec. Dan is het logisch dat je bij nieuwe initiatieven opnieuw met elkaar in gesprek gaat.” Voor Vivica draait het uiteindelijk om vertrouwen en samenwerking. Rob: “Het belangrijkste is dat je weet dat het goed geregeld is. En dat als er iets speelt, je samen snel tot een oplossing komt. Dat geeft rust.”