Veelgestelde vragen

Gratis declaratiesoftware

De programma’s AW-, OS- en LH-entry zijn in de zomer van 2023 geupdate. Vóór de update kwamen er declaratiebestanden met de extensie .asc uit de programma’s.
Na de update is dit gewijzigd in .txt. Vanaf 30 augustus 2023 accepteert VECOZO alleen nog .txt bestanden.
Wilt u een oud bestand, met de .asc nog indienen? Pas dan de bestandsnaam in de verkenner aan naar .txt ipv .asc en dien het bestand in.

Nee. U doet dit handmatig via het webportaal van VECOZO. Of u gebruikt onze (betaalde) software COV4U hiervoor.

Nee. Dit is een optioneel veld.

Nee, deze functionaliteit valt buiten het bestek van de applicaties. De (betaalde) software EI4U kan wel werken met importgegevens.

Bij het Vastlegprogramma klikt u op ‘Help'(rechts boven) en dan op ‘Info’. U ziet dan welke versie van het programma en het sleutelbestand u gebruikt.

De software van Promeetec is gebouwd voor het windows platform (Windows besturingssystemen). Om onze software toch te kunnen gebruiken op een Mac/MacBook met Mac OS X zal u bijvoorbeeld gebruik kunnen maken van Windows Parallels Desktop voor de Mac. zie http://www.parallels.com/eu/ voor meer informatie.

Hieronder volgt het stappenplan voor OS-entry. Deze stappen kunt u ook volgen voor AW-, LH- en GZ-entry.  Vervang dan OS door AW, LH of GZ.

Open OS-entry op uw oude computer. Dan gaat u naar Instellingen -> Systeemconfiguratie -> 3e tabblad Bestandslocaties.
Daar ziet u waar de data map op uw oude computer is opgeslagen. Meestal is dat C:\ProgramData\Promeetec\OSentry\Data.
Zet deze hele map data via de Verkenner (type de locatie in de balk) op bv een USB stick.

Op uw nieuwe computer downloadt u dan een nieuw OS-entry programma (www.osentry.nl) en kijkt u waar op de nieuwe computer de map data staat (Instellingen -> Systeemconfiguratie -> 3e tabblad Bestandslocaties). Deze vervangt u door de map op uw USB. U kunt vanaf nu op uw nieuwe computer met OS-entry werken. Werk niet meer op de oude computer met OS-entry!

Let op. De USB bevat nu persoonsdata. Ga vertrouwelijk met de USB om. Op deze manier kunt u dus ook regelmatig een backup maken van OS-entry.

Ja, dat kan.
Voor OS-entry, LH-entry, GZ-entry en AW-entry geldt:
U moet de inhoud van de map c:\ProgramData\Promeetec\OS-entry of \AW-entry of \LH-entry of \GZ-entry van de oude pc naar de map c:\ProgramData\Promeetec\OS-entry of \AW-entry of  \LH-entry of \GZ-entry op de nieuwe pc kopieren.
Dat gaat als volgt:
U kunt op uw oude pc de applicatie openen.
U gaat naar Instellingen, Systeem configuratie, tabblad Bestandslocaties. Hier kunt u zien waar op uw oude computer de datamap is opgeslagen.
Sluit de applicatie en maak van deze map een kopie op een USB via de Verkenner.
Download op uw nieuwe pc de applicatie (OS-entry, AW-entry, LH-entry of GZ-entry) vanaf onze website. Deze is dan leeg.
Kijk wederom waar de datamap is opgeslagen op uw nieuwe pc en sluit de applicatie.
Vervang de datamap op uw nieuwe pc door de datamap die u op de USB heeft gezet.
Als u nu de applicatie opent heeft u alle ingevoerde gegevens. Op deze manier kunt u ook regelmatig back ups maken.
Let op! Gebruik de applicatie vanaf nu alleen op uw nieuwe pc.
Als u de melding krijgt dat u door administrators gemachtigd dient te worden om wijzigingen aan te brengen voer dan na installeren nieuwe versie het volgende uit: Zorg dat de applicatie afgesloten is voordat u verder gaat. Ga naar de datamap (Data). Doe dit door in de adresbalk van de verkenner in te typen: %programdata%. Blader naar Promeetec. Klik met de rechtermuisknop op de map van de applicatie (OS-entry, AW-entry). Kies Eigenschappen. Tabblad Beveiliging. Knop Bewerken…. Selecteer Gebruikers en zet het vinkje bij WijzigenToestaan aan. Klik OK en nog eens OK. Open de map OSEntry/AWentry/LHentry/GZentry. Verwijder de map Data. Kopieer de map Data van de oude PC hierheen.

Let op! De USB met de backup bevat gevoelige cliëntinformatie. Bewaar deze op een veilige plaats.

In het hoofdscherm van OS-entry, AW-entry, LH-entry en GZ-entry  kunt u rechtsbovenin op “Over …” klikken. U kunt daar de versie zien die u gebruikt. Op de website kunt u zien wat de meest recente versie is. Het is verstandig om regelmatig, bijvoorbeeld een keer per kwartaal op de site te kijken of er een nieuwe versie is uitgebracht. Na het downloaden behoudt u de gegevens van de reeds door u ingevulde cliënten en prestaties.

Nee, OS-entry heeft van alle verzekeraars opdracht gekregen om een bepaalde soort factuur aan te maken. Dit kan verschillen per sector, per verzekeraar en kan afhankelijk zijn van het wel of niet hebben van een overeenkomst met de betreffende verzekeraar.

U kunt zelf niet bepalen wat voor soort declaraties uit OS-entry komen. Als er een pdf bestand uitkomt, dan accepteert de verzekeraar geen elektronische declaratie of heeft dat nog niet aan ons doorgegeven.

Alleen bestanden die een elektronische declaratie opleveren kunt u via VECOZO versturen. PDF kunt u printen en per post versturen. Wat wel een verschil kan maken is het vinkje aanzetten bij het contract met de verzekeraar. U gaat dan naar Instellingen, Contractant Relaties, u komt in het Contractanten beheer scherm en dubbelklikt op uw instelling. U komt dan in het Contractant beheer scherm. Onderaan ziet u de contracten. Als u Contract in bezit? Aanvinkt dan kan dat bij sommige verzekeraars leiden tot een elektronische declaratie i.p.v. een pdf factuur.

Als dit incidenteel voorkomt is dit geen probleem. Het is echter wel noodzakelijk dat u het programma regelmatig opstart mét Internetverbinding. De codelijsten worden dan vernieuwd. Regelmatig worden codelijsten zoals UZOVI- , prestatiecodes etc. aangepast. Naast de Internetverbinding is het belangrijk dat u regelmatig op onze site kijkt of er een nieuwe versie beschikbaar is. Na het downloaden van de nieuwste versie blijven de reeds ingevoerde gegevens beschikbaar. 

VECOZO controleert of een patiënt vaker dan 1x in een bestand voorkomt. Dit gebeurt op basis van de velden BSN, Verzekerdennummer, UZOVI (zorgverzekeraar), Code indicatieorgaan en Clientnummer indicatieorgaan. VECOZO kijkt daarbij niet naar naam, geboortedatum etc. Wanneer u bij meerdere clienten BSN 999999999 vult, de UZOVI code van het zorgkantoor vult, het verzekerdennummer leeg laat en er is geen code indicatieorgaan (=0000) en clientnummer indicatieorgaan dan kan het zijn dat VECOZO deze melding geeft. Dit kunt u voorkomen door het juiste BSN nummer te vullen en/of de verzekerdengegevens (UZOVI en verzekerdennummer). Naast bovenstaande kan het zijn dat u de client vaker in het bestand heeft staan met bv verschillende clientnummers ( in dit geval wordt bedoeld patientnummers).

Dit veld is en blijft 25 posities lang. Het veld naam contractant komt niet in exportbestanden voor. Dus u kunt dit gerust afgekort vullen. In de elektronische declaraties komen geen namen van zorgverleners, praktijken of instellingen voor, alleen de codes.

Alleen in het geval van een restitutienota en een restnota verschijnt de naam van de zorgverlener, praktijk of instelling op de factuur. U bent dan beperkt tot 25 posities. Doordat u de restitutie- en restnota op uw eigen briefpapier kunt printen is het uiteraard wel mogelijk om de volledige naam in uw briefpapier op te nemen.

VECOZO werkt alleen met Externe Integratie bestanden. Dit zijn de declaratiebestanden en hebben de extentie .txt, .dat of .asc. Waarschijnlijk heeft u een ander bestand zoals Excel of PDF aangeleverd. In OS-entry kunt u papieren facturen (pdf) aanmaken. Het aanvinken van het veld Contract in bezit kan bij sommige verzekeraars leiden tot een elektronische declaratie ipv een pdf factuur.

U kunt vóór het declareren eerst valideren bij Vecozo. Zo kunt u een verkeerde vulling al corrigeren voordat het naar de verzekeraar/zorgkantoor gestuurd wordt. Als u een de melding krijgt dat het bestand correct is bevonden, kunt u daarna via Vecozo declareren. Zodra het zorgkantoor/ de zorgverzekeraar de bestanden heeft verwerkt krijgt u via Vecozo retourinformatie van de declaratie. Deze kunt u vervolgens inlezen. U kunt maar 1x retourinformatie inlezen. Als u dus valideert en het bestand is niet goed en u leest het retourbestand van de validatie in in de applicatie, dan kunt u niet alsnog declareren en weer een retourbestand inlezen. Let op! Vergeet na het valideren niet te declareren. Validatiebestanden worden niet doorgestuurd naar de verzekeraars/zorgkantoren.

De instellingen van uw computer voor ‘Land en Taal’ staan niet goed. Ga hiervoor naar het configuratiescherm en naar Land en Taal of Taalinstellingen. Zorg dat de Datumnotaties als volgt gevuld is:d-M-jjjj of dd-mm-jjjj. De begindatum is nu gevuld met 01-01-0001.

Uw IBAN (bankrekeningnummer) moet u bij de afzonderlijke zorgverzekeraars en volmachten doorgeven. Het beste is om eerst contact op te nemen met de betreffende zorgverzekeraar voor de specifieke eisen. Via de software van Promeetec kunt u geen IBAN opvoeren en/of wijzigen. De elektronische declaratie bevat namelijk geen veld voor IBAN. Alleen voor de restitutienota, verzamelnota en eigen bijdrage nota in PDF-formaat (OS-entry) kunt u uw IBAN meegeven. Het IBAN voert u op bij ‘Contractant Relaties’.

Voor GZ-entry, LH-entry, OS-entry en AW-entry geldt: ga  rechts onderin naar Instellingen en dan naar Systeem configuratie. Op het derde tabblad Bestandslocaties staat waar de datamap op uw computer staat opgeslagen. Meestal is dit C:\ProgramData\Promeetec\…. Maak via de Verkenner regelmatig een kopie van deze map en sla deze op een externe schijf (bv USBstick) op. Zo bent u bij een computercrash nooit al uw gegevens kwijt.

Sommige computers laten niet alle mappen zien. Het is mogelijk dat u geen map ProgramData ziet: Wilt u eens proberen om de locatie  C:\ProgramData\Promeetec helemaal in te typen (of te plakken) in de bovenste balk van de Verkenner en dan op het blauwe pijltje erachter te klikken. De verwachting is dat de map dan wel zichtbaar wordt.

Lukt het dan nog niet? Het lijkt erop dat uw Verkenner de mappen verborgen houdt. Wilt u het volgende eens proberen: Ga naar de Verkenner. Klik op Alt. Er verschijnt een extra balk bovenaan het scherm. Klik hierin op Extra en dan op Mapopties. Ga dan naar tabblad Weergave. Vink ‘Beveiligde besturingssysteembestanden verbergen (aanbevolen’)  UIT. Vink het rondje onderaan ‘Verborgen bestanden, mappen en stations weergeven aan. Kunt u daarna C:\ProgramData wel vinden?

Voor OS-entry, LH-entry, GZ-entry en AW-entry geldt. U gaat naar de cliënt, en dan naar de prestatie die gecrediteerd moet worden. Nu is het afhankelijk van of u de retourinformatie al heeft ingelezen.

Als dat het geval is, dan gaat u naar tabblad Dispuut. U klikt op de knop Heropenen, dan op Crediteren. Dan OK en Opslaan. Dan exporteren en declareren.

Als dat niet het geval is dan klikt u op de knop Dispuut invoeren (rechts onder de prestatiecode). Klik hierop en vervolgens op OK. Vul dan bij berekend en toegekend bedrag het bedrag dat de verzekeraar heeft toegekend en klik dan op Crediteren. De credit wordt dan aangemaakt en deze kunt u opslaan en exporteren.

Daarna kunt u opnieuw declareren. U maakt dan gewoon een nieuwe prestatie aan.

U kunt alleen een geheel of gedeeltelijk toegekende prestatie crediteren. Afgekeurde prestaties kunnen en hoeven niet gecrediteerd te worden.

Het declareren bij VECOZO voor het ZPM (zorgprestatiemodel) wijkt af van de andere declaratiestandaarden.
De bestanden die u met GZ-entry aanmaakt voldoen aan het xml formaat. Deze kunt u via de optie Declareren 2.0 indienen.

Log in bij VECOZO. Ga naar MIJN DIENSTEN, Declareren, Declaratie indienen 2.0.
Sleep vervolgens de bestande in het vak en vink deze aan. Voeg eventueel Extra informatie toe, en dien de bestanden in.
Raadpleeg de handleiding op de site van VECOZO over het indienen en ophalen van bestanden.

De declaratiebestanden die u middels de applicaties (Ei4U-Pro, LH-entry, GZ-entry, OS-entry, AW-entry)  aanmaakt moet u via VECOZO handmatig indienen. Dat kan met een persoonlijk certificaat. Dit certificaat moet wel een edp-rol hebben, dus een autorisatie om te kunnen declareren. U heeft geen systeemcertificaat nodig. Als u na inloggen bij VECOZO, Diensten -> Declareren -> geen optie ziet voor ‘Declaratie indienen’, dan is uw autorisatie bij VECOZO nog niet goed geregeld. Neem dan contact met VECOZO op.

Voor OS-entry, LH-entry, GZ-entry en AW-entry geldt:

De gekleurde bollen geven u een makkelijk inzicht in de soort toekenning van de prestatie.

Prestaties met een rode bol zijn geheel afgewezen door de verzekeraar, een oranje bol geeft aan dat de prestatie gedeeltelijk is vergoed. Een gele bol staat voor volledig vergoed, maar er is een opmerking van de verzekeraar. Een groene bol staat voor volledig toegekend. Prestaties met een grijze bol hebben nog geen toekenning, ze zijn net aangemaakt, of al gedeclareerd maar er is geen terugkoppeling op ontvangen.

U kunt niet zelf voor factuurnummers kiezen. Deze worden automatisch aangemaakt. U kunt wel de laatste 4 posities wijzigen. Voor OS-entry, LH-entry, GZ-entry en AW-entry geldt: U kunt de factuurtelling aanpassen via: instellingen, systeem configuratie, nummering. Doe dit bv na een computercrash of het starten met een nieuw leeg programma op een nieuwe computer.

LH-entry ondersteunt LH307/308.
OS-entry ondersteunt OS301/302.
AW-entry ondersteunt AW319/320 voor WLZ en Wijkverpleging.
GZ-entry ondersteunt GDS801/802 voor de GGZ.
De (betaalde) software Ei4U ondersteunt nagenoeg alle standaarden.

Voor het downloaden en openen van de gratis software wordt verbinding met onze server gemaakt. De firewall van onze server blokkeert verkeer vanuit sommige landen als extra beveiliging. Werkt u in het buitenland en krijgt u een foutmelding bij het downloaden van de software? Dan zou u kunnen proberen om via een VPN vanuit Nederland verbinding te maken met Internet (met ons dus).  Als u de software eenmaal gedownload heeft dan krijgt u elke keer bij het opstarten de melding dat er geen verbinding met onze server gemaakt kan worden. Dat is geen enkel probleem, u kunt dan gewoon met het programma werken.

Ei4U

Nee. U doet dit handmatig via het webportaal van VECOZO. Of u gebruikt onze (betaalde) software COV4U hiervoor.

Nee. Dit is een optioneel veld.

De software van Promeetec is gebouwd voor het windows platform (Windows besturingssystemen). Om onze software toch te kunnen gebruiken op een Mac/MacBook met Mac OS X zal u bijvoorbeeld gebruik kunnen maken van Windows Parallels Desktop voor de Mac. zie http://www.parallels.com/eu/ voor meer informatie.

Kijk op onze website www.ei4U.nl wat de meest recente versie is. Open uw Ei4U programma en ga naar Help, Over Ei4U en daar ziet u welke versie u gebruikt.

U kunt vóór het declareren eerst valideren bij VECOZO. Zo kunt u een verkeerde vulling al corrigeren voordat het naar de verzekeraar/zorgkantoor gestuurd wordt. Als u een de melding krijgt dat het bestand correct is bevonden, kunt u daarna via VECOZO declareren. Zodra het zorgkantoor/ de zorgverzekeraar de bestanden heeft verwerkt krijgt u via VECOZO retourinformatie van de declaratie. Deze kunt u vervolgens inlezen.

Let op! Vergeet na het valideren niet te declareren. Validatiebestanden worden niet doorgestuurd naar de verzekeraars/zorgkantoren.

Ga in Ei4U naar menu ‘Extra’ > ‘Toon geladen EI-standaarden’. Wanneer dit een lege lijst toont kan de locatie van de EI-standaarden niet gevonden worden. Controleer dan in menu ‘Instellingen’ > ‘Gegevensmap’ of de standaard directory gebruikt wordt – het invulveld is dan leeg. Wanneer dit niet leeg is, maak het dan leeg of kopieer de bestanden van de standaard locatie naar de ingevulde locatie.

Ja, met de Pro-versie van Ei4U kunt u zelf declaratiebestanden aanmaken. U kunt zelf de factuurnummers bepalen maar u kunt dit ook door Ei4U laten bepalen.

Ei4U ondersteunt bijna alle EI declaratiestandaarden. Het gaat hierbij om zowel de heen- als de retourstandaarden. De Jeugdwet en de WMO declaratiestandaard wordt niet ondersteund. De nieuwe GDS801 op dit moment (2021) ook niet. Wilt u meer informatie, neem dan contact met ons op.

Ga in Ei4U naar menu ‘Extra’ > ‘Toon geladen EI-standaarden’. Wanneer dit een lege lijst toont kan de locatie van de EI-standaarden niet gevonden worden. Controleer dan in menu ‘Instellingen’ > ‘Gegevensmap’ of de standaard directory gebruikt wordt – het invulveld is dan leeg. Wanneer dit niet leeg is, maak het dan leeg of kopieer de bestanden van de standaard locatie naar de ingevulde locatie.

Uw IBAN (bankrekeningnummer) moet u bij de afzonderlijke zorgverzekeraars en volmachten doorgeven. Het beste is om eerst contact op te nemen met de betreffende zorgverzekeraar voor de specifieke eisen. Via de software van Promeetec kunt u geen IBAN opvoeren en/of wijzigen. De elektronische declaratie bevat namelijk geen veld voor IBAN. Alleen voor de restitutienota, verzamelnota en eigen bijdrage nota in PDF-formaat (OS-entry) kunt u uw IBAN meegeven. Het IBAN voert u op bij ‘Contractant Relaties’.

U kunt zelf de factuurnummers per periode en verzekeraar vullen in de desbetreffende kolom. Factuurnummers mogen maximaal 12 posities lang zijn.

Vult u geen factuurnummer? Dan maakt Ei4U Pro deze zelf aan op basis van de eerste 9 posities van de bestandsnaam of op basis van de gegevens die u zelf vult.

De (betaalde) software Ei4U ondersteunt nagenoeg alle standaarden.

Declaratieservice

Ja, dit is een onderdeel van onze service. Waar mogelijk vullen we ontbrekende gegevens aan of corrigeren we onjuiste gegevens.
In overleg met de klant verwerken we vervolgens de juiste gegevens of koppelen we deze eerst terug. Het is altijd zichtbaar welke gegevens door ons zijn aangepast.

Nee. Dit is een optioneel veld.

Uw IBAN (bankrekeningnummer) moet u bij de afzonderlijke zorgverzekeraars en volmachten doorgeven. Het beste is om eerst contact op te nemen met de betreffende zorgverzekeraar voor de specifieke eisen. Via de software van Promeetec kunt u geen IBAN opvoeren en/of wijzigen. De elektronische declaratie bevat namelijk geen veld voor IBAN. Alleen voor de restitutienota, verzamelnota en eigen bijdrage nota in PDF-formaat (OS-entry) kunt u uw IBAN meegeven. Het IBAN voert u op bij ‘Contractant Relaties’.

De declaratieservice ondersteunt nagenoeg alle standaarden.

COV4U

Ja dat is primair waar deze software voor bedoeld is. U kunt per verzekerde de gegevens raadplegen (Balie versie) of bulk bestanden razendsnel laten controleren (Pro versie).

Ja zeker. U kunt bijvoorbeeld een Excelbestand direct controleren op verzekeringsrecht. U geeft eenmalig de mapping aan en COV4U Pro haalt alle gegevens via VECOZO op.

Nee, de reeds ingestelde mappings blijven beschikbaar.

De software van Promeetec is gebouwd voor het windows platform (Windows besturingssystemen). Om onze software toch te kunnen gebruiken op een Mac/MacBook met Mac OS X zal u bijvoorbeeld gebruik kunnen maken van Windows Parallels Desktop voor de Mac. zie http://www.parallels.com/eu/ voor meer informatie.

In het hoofdscherm via Help en Over COV4U ziet u welke versie u gebruikt. Op onze website ziet u wat de meest recente versie is.

Voor COV4U heeft u een systeemcertificaat van VECOZO nodig.