Ik krijg een afwijzing van VECOZO met de melding Referentienummer is niet uniek. Ik gebruik het Vastlegprogramma. Gratis declaratiesoftware

Het referentienummer is altijd een uniek nummer van 12 posities. U bepaalt zelf welk nummer u hier vult. Het moet wel uniek zijn.

Ik krijg de afwijzing ‘Hoeveelheid afgeleverd in stuks ontbreekt in relatie tot afleveringseenheid’. Ik gebruik het Vastlegprogramma. Gratis declaratiesoftware

Bij een afleveringseenheid zoals PR (paar), dan vult u verplicht het veld Aantal in stuks. Voorbeeld 1 paar is 2 stuks.

Hoe vul ik in het Vastlegprogramma de prestatiecodelijst en artikelcode. Gratis declaratiesoftware

U vult alleen bij een hulpmiddel uit de ZI-index of uit de NVAB-lijst het veld Artikelcode hulpmiddel. U moet dan altijd beide velden vullen.
Aanduiding prestatiecodelijst:
001 = ZI-nummer (G-standaard)
023 = NVAB artikelcodering.
Als u dit niet goed vult kunt u de volgende afwijsmelding van VECOZO ontvangen:
Prestatiecode ontbreekt of is onjuist.
Aanduiding prestatiecodelijst ontbreekt of is onjuist.

Laat u het veld Aanduiding Prestatiecodelijst leeg? Dan moet u ook het veld Artikelcode hulpmiddel leeg laten.

Een hulpmiddel in Eigendom, hoe vul je daar het veld Soort kosten hulpmiddel in het Vastlegprogramma? Gratis declaratiesoftware

Een artikel in Eigendom heeft altijd een Soort Kosten Hulpmiddel met waarde 21. De begin- en einddatum van de prestatie moeten dan gelijk aan elkaar zijn.

Kan ik met Ei4U zelf declaratiebestanden aanmaken én zelf de factuurnummers bepalen? Ei4U / COV4U

Ja, met de Pro-versie van Ei4U kunt u zelf declaratiebestanden aanmaken. U kunt zelf de factuurnummers bepalen maar u kunt dit ook door Ei4U laten bepalen.

Heb ik Excel nodig voor Ei4U? Ei4U / COV4U

Ei4U toont declaratiebestanden. Daarnaast is het mogelijk om deze bestanden om te zetten in Excel. Hiervoor heeft u Excel nodig. In de Pro-versie kunt u vanuit Excel met Ei4U ook weer declaratiebestanden aanmaken.

Is Ei4U geschikt voor alle declaratiestandaarden? Ei4U / COV4U

Ja, Ei4U ondersteunt alle EI declaratiestandaarden. Het gaat hierbij om zowel de heen- als de retourstandaarden. In de Pro versie kan ook een WMO/JW301 toekenningsbericht ingelezen worden en een totaal goedgekeurd of totaal afgekeurd WMO/JW302 retourbericht aangemaakt worden.

Ik krijg een foutmelding van VECOZO – Volgorde recordtypen is niet correct (0001, 8026). Ik werk met het Vastlegprogramma LH. Gratis declaratiesoftware

U heeft dan wel het bovenste gedeelte van de declaratieprogramma Vastlegprogramma ingevuld (de cliëntgegevens) maar niet het onderste gedeelte (de prestatiegegevens). Het hele declaratiebestand wordt dan afgekeurd ook indien u dit alleen bij 1 prestatie verkeerd heeft ingevuld.

Het tabblad ‘Prestatie’ in EPexpress heeft weer een tabblad ‘DIS alg. & SBG’. Op dit tabblad bevindt zich een rolmenu onder de kop ‘Hoofddiagnose’. Wanneer ik deze laat uitrollen komen ze wel te voorschijn, maar zijn ze niet leesbaar. Gratis declaratiesoftware

U kunt de tekst op uw scherm beter leesbaar maken. Ga hiervoor op uw computer naar Start,  Configuratiescherm, alle Configuratiescherm-onderdelen en dan naar Beeldscherm. Stel uw beeldscherm in op Laag- 100% (standaard).

Heeft u meer informatie over het vullen van het veld DIS Opleidingsniveau? Gratis declaratiesoftware

Op de site van SBGGZ kunt u zoeken op Opleidingsniveau. Wij hebben dit gedaan. In de bijlage vindt u het gevonden document.

Welke velden vul ik voor DIS en SBGGZ in EPexpress? Gratis declaratiesoftware

De DIS standaard voor de Basis GGZ bevat veel velden. Deze velden hebben betrekking op de cliënt en op de prestatie van de cliënt. De velden zijn opgedeeld in 3 categorieën. DIS algemeen, DIS LVE en DIS SGB. In het voorjaar van 2016 is besloten dat DIS de DIS LVE gegevens NIET doorstuurt naar de LVE en dat DIS de SBG gegevens niet doorstuurt naar de SBG (stichting benchmark ggz, meer info op sbggz.nl). Per 1-1-2017 bent u verplicht om naast de DIS gegevens ook de gegevens bij SBGGZ aan te leveren. Het gaat dan om ROM en om EPD gegevens. Promeetec kan naast de DIS aanlevering ook het EPD gedeelte van de SBGGZ gegevens aanleveren. Via www.vrijgevestigde.nl worden deze gegevens dan samengevoegd met de ROM gegevens. Meer informatie? Stuur een mail naar info@promeetec.nl. U krijgt dan een document waarin per scherm staat wat u moet vullen.

Het aantal tekens in het veld naam contractant, naam praktijk, naam zorgverlener en naam instelling bij contractbeheer details is beperkt tot 25. Mijn praktijknaam past daar niet in. Gratis declaratiesoftware

Dit veld is en blijft 25 posities lang. Het veld naam contractant komt niet in exportbestanden voor. Dus u kunt dit gerust afgekort vullen. In de elektronische declaraties komen geen namen van zorgverleners, praktijken of instellingen voor, alleen de codes.

Alleen in het geval van een restitutienota en een restnota verschijnt de naam van de zorgverlener, praktijk of instelling op de factuur. U bent dan beperkt tot 25 posities. Doordat u de restitutie- en restnota op uw eigen briefpapier kunt printen is het uiteraard wel mogelijk om de volledige naam in uw briefpapier op te nemen.

Hoe maak je een backup van het Vastlegprogramma? Gratis declaratiesoftware

Open het Vastlegprogramma. Ga naar Configuratie -> Lokatie bestanden. Hier ziet u waar de Basismap op uw computer staat opgeslagen. Meestal is dit C:\Promeetec_Ei_data. Kopieer de hele map naar een USB stick of externe schijf.  Dit is uw backup. Maak regelmatig een backup. Als uw computer crasht kunt u op uw nieuwe computer het Vastlegprogramma opnieuw installeren. Vul dan alle gegevens totdat u in het hoofdscherm komt. Kijk bij Configuratie -> Lokatie bestanden waar de Basismap op uw nieuwe computer staat. Sluit het programma af en vervang de Basismap door de backup van uw USB.

Hoe maak je een backup van Epexpress/AW-entry of OS-entry? Gratis declaratiesoftware

Voor EPexpress, OS-entry en AW-entry geldt: ga  rechts onderin naar Instellingen en dan naar Systeem configuratie. Op het derde tabblad Bestandslocaties staat waar de datamap op uw computer staat opgeslagen. Meestal is dit C:\ProgramData\Promeetec\…. Maak via de Verkenner regelmatig een kopie van deze map en sla deze op een externe schijf (bv USBstick) op. Zo bent u bij een computercrash nooit al uw gegevens kwijt.

Sommige computers laten niet alle mappen zien. Het is mogelijk dat u geen map ProgramData ziet: Wilt u eens proberen om de locatie  C:\ProgramData\Promeetec helemaal in te typen (of te plakken) in de bovenste balk van de verkenner en dan op het blauwe pijltje erachter te klikken. Ik verwacht dat de map dan wel zichtbaar wordt.

Lukt het dan nog niet? Het lijkt erop dat uw Verkenner de mappen verborgen houdt. Wilt u het volgende eens proberen: Ga naar de Verkenner. Klik op Alt. Er verschijnt een extra balk bovenaan het scherm. Klik hierin op Extra en dan op Mapopties. Ga dan naar tabblad Weergave.Vink ‘Beveiligde besturingssysteembestanden verbergen (aanbevolen’)  UIT. Vink het rondje onderaan ‘Verborgen bestanden, mappen en stations weergeven aan. Kunt u daarna C:\ProgramData wel vinden?

Kan ik de validatiefunctie van VECOZO gebruiken of moet ik direct declareren? Gratis declaratiesoftware

U kunt vóór het declareren eerst valideren bij Vecozo. Zo kunt u een verkeerde vulling al corrigeren voordat het naar de verzekeraar/zorgkantoor gestuurd wordt. Als u een de melding krijgt dat het bestand correct is bevonden, kunt u daarna via Vecozo declareren. Zodra het zorgkantoor/ de zorgverzekeraar de bestanden heeft verwerkt krijgt u via Vecozo retourinformatie van de declaratie. Deze kunt u vervolgens inlezen. U kunt maar 1x retourinformatie inlezen. Als u dus valideert en het bestand is niet goed en u leest het retourbestand van de validatie in in de applicatie, dan kunt u niet alsnog declareren en weer een retourbestand inlezen. Letop! Vergeet na het valideren niet te declareren. Validatiebestanden worden niet doorgestuurd naar de verzekeraars/zorgkantoren.

Ik krijg de declaratie uit AW-entry afgewezen met de code 8376 Verzekerdenrecord is niet uniek in bestand. Gratis declaratiesoftware

VECOZO controleert of een patiënt vaker dan 1x in een bestand voorkomt. Dit gebeurt op basis van de velden BSN, Verzekerdennummer, UZOVI (zorgverzekeraar), Code indicatieorgaan en Clientnummer indicatieorgaan. VECOZO kijkt daarbij niet naar naam, geboortedatum etc. Wanneer u bij meerdere clienten BSN 999999999 vult, de UZOVI code van het zorgkantoor vult, het verzekerdennummer leeg laat en er is geen code indicatieorgaan (=0000) en clientnummer indicatieorgaan dan kan het zijn dat VECOZO deze melding geeft. Dit kunt u voorkomen door het juiste BSN nummer te vullen en/of de verzekerdengegevens (UZOVI en verzekerdennummer). Naast bovenstaande kan het zijn dat u de client vaker in het bestand heeft staan met bv verschillende clientnummers ( in dit geval wordt bedoeld patientnummers).

Hoe kan ik een prestatie crediteren in Epexpress/AW-entry of OS-entry? Gratis declaratiesoftware

Voor EPexpress, OS-entry en AW-entry geldt. U gaat naar de cliënt, en dan naar de prestatie die gecrediteerd moet worden. Nu is het afhankelijk van of u de retourinformatie al heeft ingelezen.

Als dat het geval is, dan gaat u naar tabblad Dispuut. U klikt op de knop Heropenen, dan op Crediteren. Dan OK en Opslaan. Dan exporteren en declareren.

Als dat niet het geval is dan klikt u op de knop Dispuut invoeren (rechts onder de prestatiecode). Klik hierop en vervolgens op OK. Vul dan bij berekend en toegekend bedrag het bedrag dat de verzekeraar heeft toegekend en klik dan op Crediteren. De credit wordt dan aangemaakt en deze kunt u opslaan en exporteren.

Daarna kunt u opnieuw declareren. U maakt dan gewoon een nieuwe prestatie aan.

U kunt alleen een geheel of gedeeltelijk toegekende prestatie crediteren. Afgekeurde prestaties kunnen en hoeven niet gecrediteerd te worden.

Wat voor soort Vecozo certificaat heb ik nodig? Er zijn persoonlijke en systeemcertificaten beschikbaar bij Vecozo. Gratis declaratiesoftware

De declaratiebestanden die u middels de applicaties aanmaakt moet u via Vecozo handmatig indienen. Dat kan met een persoonlijk certificaat. Dit certificaat moet wel een edp-rol hebben, dus een autorisatie om te kunnen declareren. U heeft geen systeemcertificaat nodig.

Bij het opstarten van het programma krijg ik de melding dat er geen internetverbinding met Promeetec kan worden gemaakt en dat de nieuwste codelijsten niet zijn opgehaald. Is dit een probleem? Gratis declaratiesoftware

Als dit incidenteel voorkomt is dit geen probleem. Het is echter wel noodzakelijk dat u het programma regelmatig opstart mét Internetverbinding. De codelijsten worden dan vernieuwd. Regelmatig worden codelijsten zoals UZOVI- , prestatiecodes etc. aangepast. Naast de Internetverbinding is het belangrijk dat u regelmatig op onze site kijkt of er een nieuwe versie beschikbaar is. Na het downloaden van de nieuwste versie blijven de reeds ingevoerde gegevens beschikbaar. 

Bij de begindatum staat 00-01-0101 ipv 01-01-0001 en bij het vullen van de datum wordt deze weer overschreven met 00-01-0101 Gratis declaratiesoftware

De instellingen van uw computer voor ‘Land en Taal’ staan niet goed. Ga hiervoor naar het configuratiescherm en naar Land en Taal of Taalinstellingen. Zorg dat de Datumnotaties als volgt gevuld is:d-M-jjjj of dd-mm-jjjj. De begindatum is nu gevuld met 01-01-0001.

Hoe stel ik de ziektekostenverzekeraars op de hoogte van mijn banknummer? Gratis declaratiesoftware

Bankrekeningnummers zal u bij de afzonderlijke zorgverzekeraars en volmachten (zoals Aevitae en IAK) schriftelijk door moeten geven. Het beste is om eerst contact op te nemen met de betreffende zorgverzekeraar voor de specifieke eisen. Via de software van Promeetec kunt u geen bankrekening opvoeren en/of wijzigen.  Alleen voor de restitutienota, verzamelnota en eigen bijdrage nota (EPexpress en OS-entry) kunt u uw bankrekeningnummer meegeven. Het banknummer voert u op bij ‘Contractant Relaties’.

Werken de applicaties op een Mac/MacBook met Mac OS X? Gratis declaratiesoftware

De software van Promeetec is gebouwd voor het windows platform (Windows besturingssystemen). Om onze software toch te kunnen gebruiken op een Mac/MacBook met Mac OS X zal u bijvoorbeeld gebruik kunnen maken van Windows Parallels Desktop voor de Mac. zie http://www.parallels.com/eu/ voor meer informatie.

Bij het overzicht van prestaties staan gekleurde bollen, wat betekenen die precies? Gratis declaratiesoftware

Voor EPexpress, OS-entry en AW-entry geldt:

De gekleurde bollen geven u een makkelijk inzicht in de soort toekenning van de prestatie.

Prestaties met een rode bol zijn geheel afgewezen door de verzekeraar, een oranje bol geeft aan dat de prestatie gedeeltelijk is vergoed. Een gele bol staat voor volledig vergoed, maar er is een opmerking van de verzekeraar. Een groene bol staat voor volledig toegekend. Prestaties met een grijze bol hebben nog geen toekenning, ze zijn net aangemaakt, of al gedeclareerd maar er is geen terugkoppeling op ontvangen.

Kan ik in OS-entry de soort factuur, papier of elektronisch, aan client of aan verzekeraar, aanpassen? Gratis declaratiesoftware

Nee, OS-entry heeft van alle verzekeraars opdracht gekregen om een bepaalde soort factuur aan te maken. Dit kan verschillen per sector, per verzekeraar en kan afhankelijk zijn van het wel of niet hebben van een overeenkomst met de betreffende verzekeraar.

U kunt zelf niet bepalen wat voor soort declaraties uit OS-entry komen. Als er een pdf bestand uitkomt, dan accepteert de verzekeraar geen elektronische declaratie of heeft dat nog niet aan ons doorgegeven.

Alleen bestanden die een elektronische declaratie opleveren kunt u via VECOZO versturen. PDF kunt u printen en per post versturen. Wat wel een verschil kan maken is het vinkje aanzetten bij het contract met de verzekeraar. U gaat dan naar Instellingen, Contractant Relaties, u komt in het Contractanten beheer scherm en dubbelklikt op uw instelling. U komt dan in het Contractant beheer scherm. Onderaan ziet u de contracten. Als u Contract in bezit? Aanvinkt dan kan dat bij sommige verzekeraars leiden tot een elektronische declaratie ipv een pdf factuur.

Kan ik de factuurnummers aanpassen? Gratis declaratiesoftware

Ja, dat kan. Voor EPexpress, OS-entry en AW-entry geldt: Ja, u kunt de factuurtelling aanpassen via: instellingen, systeem configuratie, nummering.

Ik heb een nieuwe pc. Kan ik de data naar deze pc overzetten? Gratis declaratiesoftware

Ja, dat kan. Voor het Vastlegprogramma: kijk bij de vraag ‘Hoe maak ik een backup van het Vastlegprogramma.
Voor EPexpress, OS-entry en AW-entry geldt:
U moet de inhoud van de map c:\ProgramData\Promeetec\OS-entry of AW-entry of EPexpress van de oude pc naar de map c:\ProgramData\Promeetec\OS-entry of AW-entry of EPexpress op de nieuwe pc kopieren.
Dat gaat als volgt:
U kunt op uw oude pc de applicatie openen.
U gaat naar Instellingen, Systeem configuratie, tabblad Bestandslocaties. Hier kunt u zien waar op uw oude computer de datamap is opgeslagen.
Sluit de applicatie en maak van deze map een kopie op een USB via de Verkenner.
Download op uw nieuwe pc de applicatie (OS-entry, AW-entry of EPexpress) vanaf onze website. Deze is dan leeg.
Kijk wederom waar de datamap is opgeslagen op uw nieuwe pc en sluit de applicatie.
Vervang de datamap op uw nieuwe pc door de datamap die u op de USB heeft gezet.
Als u nu de applicatie opent heeft u alle ingevoerde gegevens. Op deze manier kunt u ook regelmatig back ups maken.
Let op! Gebruik de applicatie vanaf nu alleen op uw nieuwe pc.
Als u de melding krijgt dat u door administrators gemachtigd dient te worden om wijzingingen aan te brengen voer dan na installeren nieuwe versie het volgende uit: Zorg dat de applicatie afgesloten is voordat u verder gaat. Ga naar de datamap (Data). Doe dit door in de adresbalk van de verkenner in te typen: %programdata%. Blader naar Promeetec. Klik met de rechtermuisknop op de map van de applicatie (OSEntry, AW-entry of EPexpress). Kies Eigenschappen. Tabblad Beveiliging. Knop Bewerken…. Selecteer Gebruikers en zet het vinkje bij WijzigenToestaan aan. Klik OK en nog eens OK. Open de map OSEntry/AWentry/EPexpress. Verwijder de map Data. Kopieer de map Data van de oude PC hierheen.

Wanneer ik het declaratiebestand naar VECOZO stuur, accepteert deze het bestand niet. Ik krijg de melding dat het dit niet ondersteunt. Gratis declaratiesoftware

VECOZO werkt alleen met Externe Integratie bestanden. Dit zijn de declaratiebestanden en hebben de extentie .txt, .dat of .asc. Waarschijnlijk heeft u een ander bestand zoals Excel of PDF aangeleverd. In OS-entry kunt u papieren facturen (pdf) aanmaken. Het aanvinken van het veld Contract in bezit kan bij sommige verzekeraars leiden tot een elektronische declaratie ipv een pdf factuur.

Ben ik mijn gegevens kwijt als ik een nieuwere versie installeer? Gratis declaratiesoftware

Bij het Vastlegprogramma klikt u op ‘Help'(rechts boven) en dan op ‘Info’. U ziet dan welke versie van het programma en het sleutelbestand u gebruikt.

Hoe weet ik dat er een nieuwe versie beschikbaar is? Gratis declaratiesoftware

In het hoofdscherm van OS-entry, AW-entry en EPexpress kunt u rechtsbovenin op “Over …” klikken. U kunt daar de versie zien die u gebruikt. Op de website kunt u zien wat de meest recente versie is. Het is verstandig om regelmatig, bijvoorbeeld een keer per kwartaal op de site te kijken of er een nieuwe versie is uitgebracht. Na het downloaden behoudt u de gegevens van de reeds door u ingevulde clienten en prestaties. Het Vastlegprogramma werkt met Sleutelbestanden. Open uw Vastlegprogramma. Ga naar ‘Help’, ‘Bijwerken configuratie’. Klik op ‘download laatste versie’. Nadat het sleutelbestand gedownload is, klikt u op ‘Bijwerken’. U heeft nu de nieuwste versie van het sleutelbestand, versie 3.38!

Is er een importmogelijkheid voor gegevens uit andere applicaties/bestanden? Gratis declaratiesoftware

Nee, deze functionaliteit valt buiten het bestek van de applicaties. De (betaalde) software EI4U kan wel werken met importgegevens.

Moet ik het veld clientnummer invullen? Gratis declaratiesoftware

Nee. Dit is een optioneel veld.

Welke Vektis-standaarden worden ondersteund? Gratis declaratiesoftware

Het Vastlegprogramma ondersteunt LH307/308.
OS-entry ondersteunt OS301/302.
AW-entry ondersteunt AW319/320 voor WLZ en Wijkverpleging.
EPexpress ondersteunt GZ321/322 voor de Basis GGZ.
De (betaalde) software Ei4U ondersteund nagenoeg alle standaarden.

Kan de software verzekerdengegevens controleren? Gratis declaratiesoftware

Nee. U doet dit handmatig via het webportaal van VECOZO. Of u gebruikt onze (betaalde) software COV4U hiervoor.