Tips & Tricks Ei4U

Dat je met Ei4U snel en gemakkelijk declaratiebestanden kunt aanmaken en bekijken is bij de gebruikers ervan wel bekend. Maar het programma kent een boel handigheidjes waardoor alles nog sneller en makkelijker kan. Wij hebben de 10 beste tips & tricks op een rijtje gezet.

Even terug naar de basis. EI staat voor Externe Integratie. Binnen de wereld van de zorgdeclaraties is afgesproken om de geleverde zorg digitaal te declareren door middel van Externe Integratie bestanden (berichten). De inhoud en vorm van deze berichten is door Vektis beschreven en vastgelegd. Een zorgverlener stuurt een heenbericht via VECOZO naar de zorgverzekeraar/zorgkantoor. Deze beantwoordt dit met een retourbericht. Het berichtenverkeer is hiermee gedigitaliseerd.

Waarom Ei4U? De inhoud van deze EI bestanden is voor een leek moeilijk te lezen. Ei4U vertaalt deze naar leesbaar formaat en kan deze omzetten naar Exceltemplates. Met de Pro versie van Ei4U kunnen daarnaast ook nog EI bestanden aangemaakt worden voor verschillende zorgstandaarden.

En dan nu de 10 beste tips:

1. Sleepfunctionaliteit

Ei-bestanden en de Exceltemplates kunnen in EI4U gesleept worden. Dit geldt voor zowel het heen- als retourbericht.
Voor het heen+retourbericht werkt deze optie niet. Wilt u dus zowel de goedgekeurde als afgewezen regels zien? Klik dan op Bestand, open EI heen + retourbericht. Selecteer dan het heen- en vervolgens het bijbehorende retourbericht. Dit gecombineerde bestand kunt u uiteraard ook weer omzetten naar het Excelsjabloon.

2. Retourinformatie snel in te zien

Wilt u snel weten waarom een bepaalde prestatie is afgewezen? Sleep een retourbericht in Ei4U. Ga in het linker tabblad naar de betreffende afgewezen prestatie. In het rechtertabblad is de afwijsreden te zien.
Het bestand hoeft dus niet geëxporteerd te worden naar Excel.

3. Verschillende EI-bestanden samenvoegen tot 1 Excel-bestand

Maakt u nog per bericht een Exceltemplate aan? Dat hoeft niet. Middels deze optie is het eenvoudig om een map met meerdere heen- óf retourberichten samen te voegen tot 1 Excel-bestand. Kies in Ei4U voor de optie Kies map EI-bestanden en voeg samen naar Excel. Kopieer en plak het pad van de map naar Ei4U of kies voor Kies map. Voor het resultaat voeg de \ toe + een naam voor het Excel-bestand. Klik op OK en de EI-bestanden worden samengevoegd tot 1 Excel-bestand

LET OP: in de map dienen enkel EI-heen óf EI-retourbestanden te zitten en geen andere bestanden.

4. Zoekfunctionaliteit

Heeft u een groot bestand en wilt u iets over een specifieke cliënt weten? Met behulp van de zoekoptie in Ei4U is het eenvoudig om gegevens te zoeken in een declaratiebestand met veel verschillende declaratieregels. Klik na het inlezen van een declaratiebestand op “Zoek” (icoontje met de verrekijker) en zoek dan bijvoorbeeld op BSN, prestatiecode of naam. Ei4U springt dan naar de betreffende regel en maakt deze lichtgrijs.

5. Retourbericht omzetten naar declaratiebestand

Op basis van een retourbericht kan er snel een nieuw declaratiebericht worden aangemaakt. Op deze manier is corrigeren en crediteren een peulenschil.
Open een retourbericht in Ei4U en exporteer naar Excel. Breng de nodige wijzigingen aan. Maak de factuurnummers en referentienummer(s) weer uniek. Verander de naam van het tabblad HA305 (retour) in HA304 (heen) in het geval van huisartsenzorg. Voor alle overige standaarden, kijk voor de benaming in een heensjabloon.
Sla het bestand op en sleep het nieuwe bestand in Ei4U Pro en het nieuwe gecorrigeerde bestand is gemaakt!

6. Automatisch factuurnummers aanmaken

In het Exceltemplate kunnen de factuurnummers gevuld worden. Deze moeten per declaratieperiode en UZOVI uniek zijn. U kunt dat zelf doen, maar het kan sneller.

Sleep het Excelsjabloon, zonder factuurnummers, in Ei4U Pro. Bij kenmerk kan het factuurkenmerk aangegeven worden, deze wordt gevolgd door 3 cijfers, oplopend vanaf 001 t/m 999. Het kenmerk heeft minimaal 1 en maximaal 9 karakters. Vult u niets in, dan worden de eerste 9 posities van de bestandsnaam gebruikt. Zo maakt u altijd unieke factuurnummers aan. Heeft u op een aantal regels wel een factuurnummer gevuld? Dan gebruikt Ei4U Pro die uiteraard.

7. Achterhalen van fouten

EI-bestanden moeten aan het vastgestelde formaat voldoen. VECOZO controleert hierop en keurt het bestand direct af als het niet aan het juiste formaat voldoet. Een numeriek veld mag bijvoorbeeld geen letters bevatten. U kunt dit vooraf zelf controleren maar u kunt dit ook automatisch door Ei4U Pro laten doen.
Sleep het Excelsjabloon in Ei4U. Er verschijnt een pop up scherm en daarin wordt een foutmelding getoond wanneer bepaalde velden onjuist ingevuld zijn. Ei4U Pro toont de foutmelding en geeft aan in welke rij+kolom een verkeerde waarde staat. Zo ontdekt u snel welk veld onjuist gevuld is. Er worden pas EI bestanden aangemaakt als er geen fouten meer voorkomen in de template.

8. Volgnummers voor communicatie

In rij 6 van de Exceltemplate staan de volgnummers van de velden uit de Vektisstandaard. Dit is handig als over een bepaald veld een vraag aan de verzekeraar of Vektis gesteld moet worden. Deze veldnummers kunnen ook in de afwijzingen van VECOZO (validatie) terugkomen.

9. De juiste waarde in het veld

Bij een aantal Exceltemplates staat in rij 7 een korte toelichting van de waarden die ingevuld dienen te worden in de betreffende kolom.

N = numeriek, AN = Alfanumeriek en het cijfer staat voor het maximum aantal tekens. Bij het veld UZOVI staat bijvoorbeeld dat er niet meer dan 4 nummers (N) gebruikt mogen worden.

10. Standaardwaarden eenmalig vullen

In de blauwe balk op regel 9 kunnen standaardwaarden ingevuld worden die vervolgens in de onderliggende kolom niet meer gevuld hoeven te worden. Denk aan de AGB code of één prestatiecode die gedeclareerd dient te worden. Vult u in de onderliggende kolom in een cel toch een waarde? Dan zorgt Ei4U Pro ervoor dat deze waarde wordt meegenomen ipv de waarde in de blauwe balk. Dat is handig bij uitzonderingen op de regel.
Is een veld altijd gelijk aan een ander veld? Dan kan dit aangegeven worden in de blauwe balk met [ ] en daartussen het veldnummer.

Nog meer maatwerktips?

Bij Promeetec werken wij dagelijks met Ei4U. Er zijn zoveel verschillende manieren om hier snel en efficiënt mee te werken. Wij kunnen aanpassingen doen zodat de software aansluit op de export- of importfuncties van andere systemen in uw organisatie. Wij kijken graag met u mee hoe u uw declaratieproces kunt optimaliseren!

Wilt u meer ondersteuning bij het werken met Ei4U? Neem dan contact met ons op door te bellen naar 040 230 03 92 of mailen naar info@promeetec.nl. Wij helpen u graag verder!