Verloskundige Zorggroep Groot Amsterdam vertegenwoordigt 35 verloskundigenpraktijken en 4 echocentra in Amsterdam en omstreken. De zorggroep onderhandelt met zorgverzekeraars, bewaakt het kwaliteitsbeleid en werkt met één gezamenlijke AGB-code. De volledige declaratieafhandeling wordt uitbesteed aan Promeetec. Volgens Elizabeth van Welie (Directeur VZGA Amsterdam) is dat geen detail, maar een strategische keuze. “Er gaan grote bedragen per maand door dat systeem. Dan moet je er volledig op kunnen vertrouwen dat alles klopt.”
De aanleiding: één AGB-code vraagt om professionele afhandeling
Vóór de oprichting van de overkoepelende zorggroep declareerden de verloskundige praktijken zelfstandig richting de zorgverzekeraars. Dat was overzichtelijk, zolang iedere praktijk eigen contracten en eigen declaratiestromen had. Met de komst van de zorggroep veranderde dat fundamenteel. “Door te werken met één gezamenlijke AGB-code ontstond er één centrale declaratiestroom waarin alle aangesloten praktijken samenkomen. Dat betekent controle, indiening, afhandeling van afwijzingen én een correcte verdeling van inkomsten over tientallen praktijken. Dat is geen administratieve bijzaak, maar een complex en financieel cruciaal proces. Daar heb je een gespecialiseerd partner voor nodig”, aldus Elizabeth.
Implementatie en samenwerking: vertrouwen vanaf het begin
Hoewel de samenwerking met Promeetec al vóór haar directeurschap startte, merkt Elizabeth dat het vertrouwen vanaf het begin groot is. Er was direct enthousiasme binnen de organisatie. De zorggroep beoordeelt haar leveranciers jaarlijks kritisch, zoals gebruikelijk binnen certificeringseisen. De samenwerking wordt al jaren als stabiel en betrouwbaar ervaren.
Dat blijkt ook bij de onboarding van nieuwe praktijken. Wanneer een praktijk zich aansluit bij de zorggroep, wordt deze zorgvuldig begeleid in het declaratieproces. Elizabeth: “Nieuwe praktijken vinden het vaak spannend om de regie over hun declaraties deels los te laten. Juist dan is het belangrijk dat er extra aandacht is. Die begeleiding wordt goed opgepakt, zeker in periodes waarin bijvoorbeeld nieuwe software wordt geïntroduceerd. Er wordt actief meegedacht en snel geschakeld.”
Concrete voordelen: volledige ontzorging en structurele zekerheid
De grootste meerwaarde van de samenwerking is ontzorging. Als de declaratieafhandeling intern georganiseerd zou moeten worden, zou dat minimaal één extra FTE vragen. Promeetec verzorgt het volledige traject:
- ontvangst van declaraties vanuit de verschillende praktijken
- controle op juistheid en volledigheid
- indiening bij zorgverzekeraars
- opvolging van afwijzingen
- contact met praktijken bij onduidelijkheden
- en de correcte verdeling van inkomsten.
Ook op het gebied van privacy en gegevensbeveiliging is alles goed geborgd, met een beveiligd declaratieportaal en afspraken over de gegevensverwerking. Elizabeth: “Het klopt gewoon altijd. En dat is essentieel. Als er iets misgaat met geldstromen, ontstaat er direct onrust. Dat is in al die jaren niet gebeurd.”
Het onderscheid: harde precisie én zachte service
Wat Promeetec volgens Elizabeth onderscheidt van een standaard administratieve dienstverlener, is de combinatie van procesmatige nauwkeurigheid en service: “Declaraties moeten foutloos zijn. Daar mag geen komma verkeerd staan. Die inhoudelijke kant is uitstekend geregeld. Maar daarnaast is de menselijke kant minstens zo sterk.” Ze benadrukt dat vragen altijd snel en zorgvuldig worden beantwoord. “Dat zegt iets over hoe de organisatie is ingericht. Er is duidelijk geïnvesteerd in opleiding, structuur en continuïteit.”
Lessen uit de samenwerking: loslaten is geen risico, maar versterking
Een belangrijke les uit de samenwerking is dat professioneel uitbesteden geen verlies van controle betekent, maar juist stabiliteit oplevert. Waar praktijken aanvankelijk huiverig waren om een groot deel van hun declaraties uit handen te geven, blijkt in de praktijk dat het rust, tijd en zekerheid oplevert. Verloskundigen kunnen zich richten op hun kerntaak: het leveren van zorg. Elizabeth: “De combinatie van betrouwbaarheid, snelheid, deskundigheid en vriendelijkheid is zeldzaam. In een omgeving waar zorg en grote geldstromen samenkomen, is dat precies wat je nodig hebt.”
