Privacy statement
Promeetec verwerkt, beheert en beveiligt persoonlijke gegevens met de grootste zorgvuldigheid. Dit privacy statement geeft meer informatie over de gegevensverwerkingen die Promeetec uitvoert.
Promeetec voldoet daarmee aan de eisen die de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) stelt. Promeetec zal geen persoonsgegevens aan derden verstrekken, tenzij deze derden aan hen per overeenkomst dezelfde vertrouwelijkheid is opgelegd, tenzij daartoe een wettelijke verplichting bestaat of u hiervoor zelf uitdrukkelijk toestemming heeft gegeven.
Mocht u na het lezen van onderstaand statement vragen hebben, dan kunt u altijd contact opnemen via informatiebeveiliging@promeetec.nl.
In dit privacy statement wordt er onderscheid gemaakt tussen een tweetal gegevensverwerkingen:
- Verwerking van gegevens via website
- Verwerking van gegevens via dienstverlening
- Verwerking van gegevens van sollicitanten
Informatie over gegevensverwerkingen worden hieronder allereerst uitgesplitst, daarnaast zijn er voor alle gegevensverwerkingen overeenkomstige onderdelen die toegelicht worden. Te weten:
- Beveiliging gegevens
- Verstrekking van gegevens aan derden
- Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen
- Contactpersoon gegevensverwerking
- Wijziging Privacyverklaring
Verwerking van gegevens via website
Gegevens die worden verwerkt (indien u een formulier invult)
- Naam
- E-mailadres
- Organisatienaam
Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen
U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. U kunt een verzoek tot inzage, correctie of verwijdering sturen aan de Functionaris Gegevensbescherming via: informatiebeveiliging@promeetec.nl. Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door u is gedaan, vragen wij u een kopie van uw identiteitsbewijs bij het verzoek mee te sturen. Hierbij vragen we u om in deze kopie uw pasfoto en Burgerservicenummer (BSN) onherkenbaar te maken. Dit ter bescherming van uw privacy, Promeetec zal deze gegevens alleen gebruiken met als doel: verificatie. Promeetec zal zo snel mogelijk, maar binnen vier weken, op uw verzoek reageren. De kopie van uw identiteitsbewijs wordt vernietigd direct nadat we uw verzoek hebben afgehandeld.
Bewaartermijn
Promeetec bewaart uw gegevens zolang deze actueel blijven voor het doel waartoe Promeetec deze gegevens heeft verzameld. Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan wettelijk of contractueel is vastgesteld.
Nieuwsbrief
Als u zich aanmeldt voor de Promenade (nieuwsbrief) wordt hiervoor tweemaal toestemming gevraagd. Eerst vult u uw gegevens in op onze website, waarna u een bevestigingsmail ontvangt. In deze mail bevestigt u de inschrijving voor de nieuwsbrief, door op de link te klikken in de mail.
Om een persoonlijke nieuwsbrief te kunnen versturen hebben wij uw e-mailadres en volledige naam nodig. Deze gegevens worden enkel gebruikt voor het versturen van de nieuwsbrief. Voor onze nieuwsbrief kunt u zich op ieder moment uitschrijven via de link onder elke nieuwsbrief.
Voor onze nieuwsbrieven maken wij gebruik van Mailchimp. Door uzelf aan te melden voor onze nieuwsbrief gaat u ermee akkoord dat de verzonden data door Mailchimp wordt verwerkt, en gaat u akkoord met de privacy en algemene voorwaarden van Mailchimp.
Gebruik overige plugin scripts en webfonts
Op onze website wordt gebruik gemaakt van JavaScript-code voor een juiste werking en weergave van onze website. Deze kan ook afkomstig zijn van een externe partij zoals bijvoorbeeld Google Webfonts.
Indien u JavaScript in uw browser activeert en geen JavaScript-blocker geïnstalleerd heeft, zal uw browser mogelijk persoonsgegevens doorsturen als er een code wordt ingeladen door een van onze leveranciers. Het is ons niet bekend welke gegevens gekoppeld worden aan de ontvangen gegevens en voor welke doeleinden deze gegevens gebruikt worden. U kunt voorkomen dat JavaScript-code wordt uitgevoerd door een JavaScript-blocker te installeren (bijv. www.noscript.net).
Cookies
De website maakt geen gebruikt van cookies. Om die reden is er geen cookiebanner aanwezig.
Verwerking van gegevens via dienstverlening
Gegevens die worden verwerkt
Advies: volledig afhankelijk van adviesvraag., Contact- en organisatiegegevens van onze klant worden hierbij ten alle tijden vastgelegd.
Declaratieservice: gegevensverwerking kan verschillen per klant en zorgsoort. De gegevens –m.b.t. de betrokkenen verzekerden, cliënt of patiënt- die altijd worden verwerkt:
- NAW
- Geboortedatum
- Geslacht
- Verzekerdennummer
- Prestatie
- Prestatiedatum
Overige zaken kunnen zijn, maar niet gelimiteerd tot:
- BSN
- Diagnosecode
- Verwijzer
- Patiëntnummer
- ICD10
Indien Promeetec gegevens van kinderen jonger dan 16 jaar verwerkt, dan gebeurt dit op basis van toestemming van een ouder of voogd. De zorgverlener is verantwoordelijk om hiervoor toestemming te vragen en dit vast te leggen alvorens de gegevens met Promeetec worden gedeeld.
Software: Promeetec heeft geen enkele toegang tot gegevens die worden opgeslagen in software die Promeetec heeft geleverd, voor zover het hierbij niet uitdrukkelijk aangegeven is dat er sprake is van een SAAS (Software as a service/ software on demand) oplossing. Voor de betaalde varianten van de software worden de contactgegevens van de organisatie waar de softwarelicentie aan geleverd is opgeslagen. Indien u gebruik maakt van commerciële software (Ei4U, COV4U) dan worden de volgende gegevens verwerkt:
- Organisatienaam
- AGB-code organisatie
- KvK-nummer
- NAW-contactpersoon
- E-mailadres contactpersoon
- Telefoonnummer contactpersoon
- Functie en verantwoordelijkheid contactpersoon
Opleidingen: Promeetec verwerkt de contactgegevens van de deelnemers. Het gaat hierbij om:
- Organisatienaam
- KvK-nummer
- NAW-contactpersoon
- Geslacht
- E-mailadres contactpersoon
- Telefoonnummer contactpersoon
- Functie en verantwoordelijkheid contactpersoon
Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen
Advies: U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. U kunt een verzoek tot inzage, correctie of verwijdering sturen aan de Functionaris Gegevensbescherming via: informatiebeveiliging@promeetec.nl. Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door u is gedaan, vragen wij u een kopie van uw identiteitsbewijs bij het verzoek mee te sturen. Hierbij vragen we u om in deze kopie uw pasfoto en Burgerservicenummer (BSN) onherkenbaar te maken. Dit ter bescherming van uw privacy, Promeetec zal deze gegevens alleen gebruiken met als doel: verificatie. Promeetec zal zo snel mogelijk, maar binnen vier weken, op uw verzoek reageren. De kopie van uw identiteitsbewijs wordt vernietigd direct nadat we uw verzoek hebben afgehandeld.
Declaratieservice: De gegevens die Promeetec verwerkt vanuit de dienstverlening Declaratieservice wordt verkregen vanuit onze klanten. Promeetec handelt conform deze dienstverlening als Verwerker van gegevens. Conform de AVG heeft u als patiënt/cliënt recht op inzage, rectificatie of gegevenswissing. Dit verzoek dient u altijd rechtstreeks te richten aan uw zorgverlener.
Software: U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. U kunt een verzoek tot inzage, correctie of verwijdering sturen aan de Functionaris Gegevensbescherming via: informatiebeveiliging@promeetec.nl. Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door u is gedaan, vragen wij u een kopie van uw identiteitsbewijs bij het verzoek mee te sturen. Hierbij vragen we u om in deze kopie uw pasfoto en Burgerservicenummer (BSN) onherkenbaar te maken. Dit ter bescherming van uw privacy, Promeetec zal deze gegevens alleen gebruiken met als doel: verificatie. Promeetec zal zo snel mogelijk, maar binnen vier weken, op uw verzoek reageren. De kopie van uw identiteitsbewijs wordt vernietigd direct nadat we uw verzoek hebben afgehandeld.
Opleidingen: U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. U kunt een verzoek tot inzage, correctie of verwijdering sturen aan de Functionaris Gegevensbescherming via: informatiebeveiliging@promeetec.nl. Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door u is gedaan, vragen wij u een kopie van uw identiteitsbewijs bij het verzoek mee te sturen. Hierbij vragen we u om in deze kopie uw pasfoto en Burgerservicenummer (BSN) onherkenbaar te maken. Dit ter bescherming van uw privacy, Promeetec zal deze gegevens alleen gebruiken met als doel: verificatie. Promeetec zal zo snel mogelijk, maar binnen vier weken, op uw verzoek reageren. De kopie van uw identiteitsbewijs wordt vernietigd direct nadat we uw verzoek hebben afgehandeld.
Bewaartermijn
Advies: Promeetec bewaart de gegevens zolang deze actueel blijven voor het doel waartoe Promeetec deze gegevens heeft verzameld. Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan wettelijk of contractueel is vastgesteld.
Declaratieservice: Promeetec bewaart de gegevens die verkregen zijn vanuit onze klanten drie volledige kalenderjaren voor wat betreft de aangeleverde declaratiegegevens.
Software: Promeetec bewaart de gegevens zolang deze actueel blijven voor het doel waartoe Promeetec deze gegevens heeft verzameld. Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan wettelijk of contractueel is vastgesteld.
Opleidingen: Promeetec bewaart de gegevens zolang deze actueel blijven voor het doel waartoe Promeetec deze gegevens heeft verzameld. Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan wettelijk of contractueel is vastgesteld.
Verwerking van gegevens sollicitanten
Gegevens die worden verwerkt
Promeetec vraagt sollicitanten om een CV en motivatiebrief inclusief naam en contactgegevens. Een screening met behulp van openbaar toegankelijke informatie zoals social media kan onderdeel zijn van de sollicitatieprocedure.
Promeetec verwerkt uw gegevens voor zover het nodig is om te beoordelen of Promeetec een arbeidsovereenkomst met u aan wil gaan en voor het daadwerkelijk aangaan van een arbeidsovereenkomst.
Bewaartermijn
Promeetec bewaart uw gegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de sollicitatieprocedure. Indien de procedure niet leidt tot een arbeidsovereenkomst vernietigt Promeetec uw gegevens binnen 4 weken na het beëindigen van de procedure. Indien u toestemming geeft om de gegevens langer te bewaren, bewaart Promeetec deze nog tot 1 jaar na toestemming.
Overeenkomstige onderdelen
Beveiliging gegevens
Promeetec heeft passende organisatorische en technische maatregelen getroffen om het verlies van gegevens of onrechtmatige verwerking hiervan tegen te gaan. Alle medewerkers die betrokken zijn bij de verwerking van persoonsgegevens hebben een geheimhoudingsplicht, daarnaast hebben zij een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) moeten overleggen.
Bovendien werkt Promeetec conform de internationale- en nationale standaard voor informatiebeveiliging, beter bekend als de ISO 27001, ISO 27701 en NEN 7510. De Declaratieservice van Promeetec is specifiek gecertificeerd voor de ISO 27001, ISO 27701 en de NEN 7510, een certificerende instelling heeft geconcludeerd dat Promeetec handelt conform deze (inter)nationale normen voor informatiebeveiliging.
Verstrekking van gegevens aan derden
Persoonsgegevens worden niet verstrekt aan bedrijven en instellingen buiten Promeetec, tenzij:
Promeetec dit doet in het kader van wettelijke verplichtingen of omdat dit noodzakelijk is voor het doel waarvoor de gegevens zijn verkregen. Denk hierbij aan het communiceren van gegevens naar de zorgverzekeraar via VECOZO.
Contactpersoon gegevensverwerking
Heeft u vragen, opmerkingen, klachten of tips omtrent de gegevensverwerking die Promeetec uitvoert? Dan verzoeken wij u dit kenbaar te maken bij onze Functionaris Gegevensbescherming via informatiebeveiliging@promeetec.nl. Eventueel is het mogelijk om een melding of klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Wijziging Privacyverklaring
Promeetec behoudt zich het recht deze privacy statement te wijzigen. De privacy statement is online beschikbaar voor inzage en kan op ieder gewenst moment geraadpleegd worden om zicht te krijgen op eventuele wijzigingen.
V04072023