Sinds januari 2026 werkt CZ samen met Promeetec voor de verwerking van declaraties van Belgische ziekenhuizen. Volgens Niels Faessen, Inhoudelijk Teamleider Accountteam Buitenland Operations bij CZ, heeft deze samenwerking geleid tot een efficiënter operationeel proces, snellere en betere informatievoorziening naar verzekerden en ziekenhuizen, meer inzicht in zorgdata en een toekomstbestendige manier van werken.

Het complexe speelveld van internationale zorg
Niels werkt bijna dertien jaar bij CZ. Hij is gespecialiseerd in het domein buitenlandzorg. Niels: “Veel mensen realiseren zich niet hoe complex het zorgstelsel voor Nederlandse verzekerden in het buitenland is. Verzekerden met een Nederlandse zorgverzekering hebben recht op zorg wereldwijd, mits die zorg ook binnen Nederland voor vergoeding in aanmerking zou komen. De complexiteit zit vooral in het feit dat zorg in het buitenland – dus ook in België – anders is georganiseerd dan in Nederland, met andere normen en waarden en een afwijkende zorgadministratie. Deze verschillen moeten worden getoetst aan de voorwaarden van de Nederlandse verzekering, terwijl buitenlandse zorggegevens tegelijkertijd verwerkt moeten worden in systemen die zijn ingericht op de Nederlandse zorgmarkt.”

Aanleiding: verouderde systemen en behoefte aan meer inzicht
CZ heeft dertien Belgische ziekenhuizen gecontracteerd. Declaraties van deze ziekenhuizen moeten uiteindelijk worden vertaald en ingepast in de Nederlandse systemen van CZ, zodat zij volgens Nederlandse standaarden verwerkt worden. De samenwerking met Promeetec ontstond vanuit twee belangrijke uitdagingen. Niels: “Het proces dat we hadden ingericht voor de verwerking van Belgische ziekenhuisdeclaraties was technisch gezien verouderd. We wisten dat we moesten investeren om het proces toekomstbestendig te maken.” Daarnaast had CZ behoefte aan meer inzicht in de zorg die in België werd geleverd. Niels: “We ontvingen wel data, maar veel informatie was niet compleet. Als we echt wilden begrijpen welke zorg er precies plaatsvond, hadden we daar aanvullende input voor nodig. We wilden dus niet alleen het proces moderniseren, maar ook meer grip krijgen op de data.”

Toen CZ opnieuw keek naar mogelijke oplossingen, kwam Promeetec in beeld.

Een snelle klik in de beginfase
De eerste gesprekken met Promeetec vonden plaats in de zomer van 2025. Niels bezocht samen met een business analist het kantoor van Promeetec. “Wat me meteen opviel, was hoe snel we van een kennismaking naar een inhoudelijk gesprek gingen,” vertelt Niels. “André is heel technisch en inhoudelijk sterk, terwijl Bart juist goed de verbinding legt en risico’s scherp benoemt, bijvoorbeeld rondom contracten, transparantie en assurance. Die combinatie werkte heel prettig.” Tijdens het gesprek werd al snel duidelijk dat de partijen elkaar goed begrepen. Niels: “Je merkt vrij snel of je dezelfde taal spreekt. Dat gaf vertrouwen dat we samen iets concreets konden neerzetten.”

Na de zomer werd het voorstel verder uitgewerkt en eind augustus besloot CZ definitief om met Promeetec in zee te gaan. Het doel was ambitieus: livegang per 1 januari 2026.

Snellere verwerking en minder handmatig werk
Sinds de start van de samenwerking ziet CZ duidelijke verbeteringen. Niels: “De verwerking van declaraties gaat nu aanzienlijk sneller. Ziekenhuizen uploaden hun facturen via een beveiligd portaal van Promeetec. Binnen enkele dagen krijgen de verzekerden en de ziekenhuizen al een reactie.” Dat is een groot verschil met de eerdere situatie. “Declaraties kunnen tienduizenden tot zelfs honderdduizenden euro’s bevatten. Duidelijke en snelle communicatie over de afrekening van zorgkosten uit België zijn zowel voor verzekerden als de ziekenhuizen belangrijk. Nu krijgen ze veel sneller duidelijkheid.”

Ook intern levert het voordelen op. De declaraties worden via VECOZO aangeleverd, de standaard infrastructuur binnen de Nederlandse zorgsector. “Daardoor kunnen wij de declaraties veel efficiënter verwerken en beter controleren”, zegt Niels.

Slimme systeemcontroles vervangen handmatig werk
Een belangrijk onderdeel van de implementatie was het ontwikkelen van zogeheten business rules. Dat zijn regels die bepalen hoe Belgische declaraties automatisch vertaald en gecontroleerd worden binnen het Nederlandse systeem. Niels “De Belgische ziekenhuizen declareren nog steeds volgens hun eigen standaarden. Promeetec zet die om naar een formaat dat voor ons leesbaar is. Wij bepalen via business rules welke controles nodig zijn.” Bijzonder is dat medewerkers van het team van Niels hier zelf actief aan meewerkten. “Zij weten precies waar de risico’s zitten in declaraties. Daarom hebben zij geholpen bij het opstellen van de regels en tabellen”, aldus Niels.

Voorheen gebeurde veel handmatig. Nu neemt systematische controle een groot deel van dat werk over. Niels: “Eigenlijk hebben medewerkers geholpen om hun eigen werk deels te automatiseren. Dat klinkt misschien gek, maar ze waren er juist heel enthousiast over. Het laat zien dat we samen iets hebben gebouwd dat echt beter werkt.”

Veiligere en duurzamere werkwijze
Hoewel de kern van het proces hetzelfde is gebleven – Belgische data wordt vertaald zodat CZ deze kan verwerken – is de manier waarop dat gebeurt compleet veranderd. Niels: “Voorheen werkten we met Excel-, txt- en csv-bestanden. Nu verloopt alles via beveiligde, gestandaardiseerde datastromen. Dat is niet alleen efficiënter, maar zorgt er ook voor dat de gegevens van de CZ verzekerden nog veiliger worden gedeeld.” Door de integratie met VECOZO sluit het proces beter aan op de bestaande infrastructuur in de Nederlandse zorgsector. “Het is een veel duurzamere manier van werken”, zegt Niels.

Betrouwbare samenwerking
Tijdens de implementatieperiode werd er intensief samengewerkt. Niels: “Er was een fase waarin Promeetec heel hard aan het bouwen was en wij nog weinig zagen. Dan denk je natuurlijk even: gaat dit goedkomen? Maar het contact bleef altijd goed en transparant.” Dat gaf vertrouwen. “Je merkt dat er bij Promeetec veel kundige mensen werken die verantwoordelijkheid nemen voor wat ze bouwen. Met veel passie hebben ze dit in relatief korte tijd neergezet.”

Aanbeveling voor andere organisaties
En wat kunnen andere zorgverzekeraars of zorgorganisaties hiervan leren? “Wat ik vooral sterk vind, is dat we elkaar inhoudelijk goed begrijpen. De technische kennis is hoog en er wordt echt meegedacht. Ook na de livegang blijft Promeetec betrokken en bereid om verder te verbeteren.” Volgens hem heeft de samenwerking niet alleen het proces versneld, maar ook de basis gelegd voor verdere ontwikkeling. “Voor ons is het een mooie stap naar een efficiënter en toekomstbestendig proces voor buitenlandse zorgdeclaraties.”