Huisartsendienst Nederland heeft vanaf dag één dezelfde missie: de zorg zo dicht mogelijk bij de huisartsenpraktijk organiseren. Door middel van mobiele units voert Huisartsendienst Nederland eerstelijns diagnostiek uit – letterlijk fysiek – dicht bij huisartspraktijken. Medeoprichter René den Otter vertelt in dit artikel over de keuze voor de Declaratieservice van Promeetec.

René: “Wij werken volledig mobiel en ondersteunen huisartsen bij oogheelkundig onderzoek en osteoporosediagnostiek. We helpen bij het identificeren van risicopatiënten, verzorgen de logistiek en administratie én zorgen dat patiënten laagdrempelig onderzocht kunnen worden bij hun eigen huisartsenpraktijk.” Door de jaren heen groeide de organisatie en met die groei nam ook de administratieve druk toe. René: “Met name de declaraties waren een tijdrovend en foutgevoelig proces. We deden alles zelf. Dat betekende veel handmatig werk, veel controles en eigenlijk was er continu iemand mee bezig. Toen dacht ik: dat moet toch efficiënter kunnen?”

Op zoek naar een betere oplossing
De aanleiding om met de Declaratieservice van Promeetec te starten kwam dan ook vanuit een duidelijke behoefte. René: “We liepen tegen onze grenzen aan. Declareren kostte simpelweg te veel tijd en energie. Bovendien werk je met patiëntgegevens; dat vraagt om maximale zorgvuldigheid en beveiliging. We wilden het goed geregeld hebben.”
René ging zelf op zoek naar een oplossing. “Ik heb gewoon gegoogeld. Geen tip van iemand, maar echt zelf gezocht: wie kan dit beter dan wij? Zo kwamen we bij Promeetec terecht. Vanaf het eerste contact had ik het gevoel: dit klopt. Ze begrepen direct waar wij tegenaan liepen.”

Implementatie zonder drempels
Wat vaak spannend is bij uitbesteden – zeker als het om patiëntgegevens gaat – bleek in de praktijk verrassend eenvoudig. “De implementatie was eigenlijk heel makkelijk. Binnen een maand was alles geregeld. Natuurlijk moesten rekeningnummers en systemen worden gekoppeld, maar het liep soepel en gestructureerd.” Wat voor René doorslaggevend was, was het vertrouwen in de beveiliging en zorgvuldigheid. “Ze voldeden aan alle eisen rondom AVG en ISO, 2-stapsverificatie, controles vooraf en meerdere checks voordat iets wordt ingediend. Dat hadden wij zelf allemaal niet op dat niveau georganiseerd. Dat gaf rust en vertrouwen.”

Concrete voordelen: tijd, nauwkeurigheid en rust
Sinds 2018 verzorgt Promeetec de declaraties voor Huisartsendienst Nederland. De voordelen zijn volgens René duidelijk merkbaar. “Allereerst tijdsbesparing. Waar voorheen structureel iemand met declaraties bezig was, is dat nu volledig uit handen genomen. Daardoor kan ik me richten op ondernemen, klantcontact en het verder ontwikkelen van onze dienstverlening.”
Maar minstens zo belangrijk is de foutreductie. “Handmatig werken betekent fouten. Een verkeerde klik, een komma op de verkeerde plek, een declaratie bij de verkeerde patiënt. Dat wil je niet. Promeetec heeft controles ingebouwd die signaleren als iets dubbel wordt ingediend of niet klopt. Dat niveau van zorgvuldigheid krijg je intern bijna niet georganiseerd.” Ook financieel is de keuze logisch gebleken. “Natuurlijk betaal je voor de dienstverlening, maar het is uiteindelijk goedkoper dan wanneer je er zelf structureel mensen voor inzet. In verhouding tot de personele inzet die wij vroeger hadden, is dit gewoon efficiënter.”

Het verschil met vroeger
Als René het verschil met de oude werkwijze moet samenvatten, is hij duidelijk: “Het is veiliger, sneller, efficiënter en accurater. En eerlijk gezegd ook professioneler dan wij het zelf deden. Declareren is een vak apart. Dat moet je overlaten aan specialisten.”
Wat hij bovendien waardeert, is de bereikbaarheid en service. “Als je een vraag hebt, krijg je snel antwoord. Promeetec scoort echt hoog bij onze leveranciersbeoordeling.”

Lessen uit de samenwerking
Na jaren samenwerken heeft René één belangrijke les geleerd: “Je hoeft als organisatie niet alles zelf te doen. Zeker niet als het gaat om specialistische processen zoals declaraties. Besteed het uit aan een partij die er volledig op ingericht is.”
De aanvankelijke spanning om patiëntgegevens uit handen te geven is volledig verdwenen. “In het begin denk je: het zijn wel onze gegevens. Maar als je ziet hoe goed het beveiligd en georganiseerd is, dan weet je dat het beter geregeld is dan je het zelf ooit zou kunnen doen.”

Advies aan andere organisaties
René is uitgesproken in zijn advies aan andere zorgorganisaties. “Ik raad het iedereen aan om declaraties uit te besteden. Vooral vanwege de foutmarge. Dat scheelt enorm veel gedoe, correcties en frustratie.”

Hij heeft Promeetec inmiddels al meerdere keren aanbevolen. “Ze ontzorgen ons écht. En dat is uiteindelijk waar het om draait: dat jij je kunt richten op je kernactiviteiten, terwijl je weet dat dit onderdeel professioneel, veilig en zorgvuldig geregeld is.”